中国科大校友聚会实战手册
本手册旨在为中国科大校友聚会的活动组织提供操作指导。
前言
每年均有校友向中国科大新创校友基金会（简称新创基金会）询问如何组织校友聚会。新创基金会曾组织或远程协助中国、美国、加拿大等各地校友聚会，我们认为：校友活动组织完全可以标准化。
校友聚会活动多样，但所有活动都要吃饭——国内习惯酒店用餐，美国则多BBQ。我们以聚餐为例，展示一次校友聚会的组织过程。
一、名单
组织聚会，首先应获得当地校友的名单和联系方式。科大校友主要分布在学术界和工业界。新创基金会的经验是：遍查当地大学、科研院所和企业，做法最具效率。在此基础上，可继续询问已有校友，拓展名单。
新创基金会曾发布中国科大美国校友分布图、大中华区校友分布图等报告，可供参考。
1.1 网络搜索
大学和研究所网站、Linkedin是最大数据源，因学术界校友信息多在学校网站登记，而工业界校友活跃于Linkedin。在此基础上，可在其他社交网站（Facebook|微博|人人网等）搜索补充。
1.1.1 Linkedin网站，Connections-->Find Alumni栏可按地域搜索校友。如当地有相关知名企业，亦可按企业搜索。
1.1.2搜索学术界校友，最直接的方法是Google “USTC key words + site: local.edu”，其中USTC关键词可做变换，site定位当地大学或研究所，例如“Science and Technology of China site: vt.edu”。检索结果可通过高校官网Find People / Alumni and Friends 确认。
1.1.3在其他社交网站搜索补充。
1.2 人肉举报
如当地已有校友名单或邮件组、QQ群，可视年代久远情况进行整理，重新联系校友，确认所在和联系方式正确；或向资深校友、或组织过当地校友聚会的校友询问。也可咨询新创基金会。
已知校友都可以成为新的消息源。网络搜索后，向每位已知校友致信询问是否知晓其他当地校友，补充名单。
二、动员
如何动员校友参加聚会？新创认为：“擒贼先擒王”。多年经验证明，抓住一个资深校友，能吸引一票资深校友；而资深校友出席，即可吸引年轻学生凝聚。校友会“学生会”化，则是反面教材：年轻学生付出时间精力组织活动，但吸引资深校友困难，聚会的规模和内容也就有限。
具体到操作，即首先上门推销，搞定资深校友并保持联系；随后以资深校友的出席，动员其余校友。预估人数后，定场地并和校友保持联络、不断通知直至聚会举行。
2.1 时间安排
新创组织此类活动的经验是：动员以提前5 - 10天为宜。提前10天以上的动员很难得到有效回应。
2.2 动员信件
动员信件需说明以下事项：
2.2.1 时间地点：便于校友安排日程行程。
2.2.2 报名方式：如短信、Email。负责人需保持随时可联络。
2.2.3 截止时间：新创组织的历次活动，均有大量校友于活动前一天甚至当天报名，这是普遍心态，可以理解，但给组织工作带来麻烦。一个可行的办法是设置截止时间，过时报名无效，提醒校友早做准备。
2.2.4 餐费标准
2.2.5 资深校友：给出当天出席的资深校友（姓名、班级、单位），吸引校友参加。
2.2.6 互相宣传：在信件中请校友协助宣传，告知身边的其他校友参与聚会。
2.2.7 着装要求：为长久计，可以提出着装要求——年轻校友拖鞋短裤来吃饭，资深校友可能对活动失去兴趣。
2.2.8 报名条款：告知校友报名需承诺尊重组织方，如临事不能前来，将尽可能尽早知会组织方。校友报名后临时不出席，造成的损失只能由其余校友或组织方承担，因此有必要事先声明。2014年上海校友烧尾宴，30多人在未告知组织者的情况下取消出席聚会，造成数千元的损失，而这部分成本由其他出席校友均摊。
2.3 宣传方式
2.3.1 向所有已知校友发信动员。一对一发信、单独称呼会提高校友参加的可能性。
2.3.2 在新创基金会等科大相关的微信公众号、微博、官网等各处发布活动通知，并转发到相关GoogleGroup、微信/QQ群、BBS等校友圈。不定向宣传吸引到的校友比例远低于定向宣传，但转发成本同样不高，仍是很好的宣传方式。
三、餐前准备
3.1 地点
初步报名后，组织者可根据报名人数和分布，决定吃饭地点，地点以方便大多数校友为佳，如在校友集中单位附近，或交通便利。
同样需考虑餐费标准，因餐费标准影响校友参与程度。降低标准通常可提高年轻校友参与度，高消费则资深校友比例提高，年轻校友有更多交流机会。新创基金会推荐差异定价，即年轻在读校友的一部分餐费由工作、资深校友赞助或补贴。以2014年北京校友金秋午餐会为例，餐费标准为：工作校友240元/人，在读校友120元/人。
3.2 人数
收集报名、估计用餐人数，并预订场地。聚会前常有校友临时报名，故预订时需与酒店沟通，保留加桌可能，活动举行前确定并告知具体桌数。场地以单独包厢，或不受其他客人打扰的大厅为佳。
我们给出以往聚会出席校友数参考值：大连约有校友300人，50人参加2013年聚会；苏州约有校友600人，140人参加2014年校友午餐会。校友在城市的预估人数，可以成为估计聚会规模的依据。如组织者对自己的估计缺乏信心，可咨询新创基金会。
3.3 不断提醒
不断提醒校友聚会事宜，以及取消出席需知会组织方。新创基金会通常在活动前两天每天Email提醒；在前一天和当天早上短信提醒。
3.4 志愿者
聚会现场，签到、布置及协调工作均需人手，故需根据聚会人数提前安排志愿者。可向附近校友询问：可否提前到场协助。一般50人的聚餐需3、4人负责现场协调工作。
四、怎么吃好一顿饭
怎么吃好一顿饭？组织方应设计活动流程，控制聚会秩序。
4.1 座次
校友聚会不宜直接提供校友的联系方式。组织方可为校友准备胸签或胸牌，标注姓名班号，方便校友寻找结识。
多于30人的聚会需由组织方安排座次，并提前或现场向校友发放座次表。排座位可有多种原则，如按行业、年级就座，背景相近的校友更有共同话题；或间插排座，年轻校友有更多机会与资深校友交流。
座位表必须标注姓名、班级号、单位（与职务）。否则校友见面很难精确了解其他人的工作单位（与职务），而这又是大家最想知道（还不一定好问）。多数科大校友并非交际花，您问“请问尊驾是？” 回答“9800张三”。您接着问“干嘛的？哪个单位的？”答“做点小生意的”。您多半不像本文通讯作者一般厚颜无耻、打破砂锅问到底“您具体那个单位与职务，方便给我一名片？口头介绍精确到每个字？” （但几乎所有校友心底可能想知道。哪些单位哪些人对我职业或生活有用）。组织者应当把将座位表的单位明确。
4.2 现场流程
聚会现场，需有共同话题，也要为校友单独交流留足时间。
若人数不多（30人以内），校友可轮流做自我介绍；多人聚会，应邀请几位资深校友做简单讲话。无论受邀或自荐发言，主持人需提醒发言校友讲话时间不宜过长，保留提醒和打断校友冗长讲话的权力。
五、吃完还有啥事？
建立当地校友通讯手段，公开财务，并发布活动新闻。
5.1 通讯手段
根据当地校友使用社交工具的习惯，可建立QQ群或微信群、Google邮件组等作为联络手段，方便校友交流和组织后续活动。
5.2 财务
发布完整财务记录，写明每项支出的详情和经手人。活动费用结余需由专人负责，作为地区校友会后续活动经费。也可在征得所有出席校友同意后捐赠中国科大。
财务报告模板
5.3 新闻
以言之有物和有趣为佳，如组织者繁忙，也可写100字左右的简单介绍并附3~5张活动照片。新闻中可提供当地校友组织的联系方式，鼓励其余和后续当地校友加入；公布财务；同时向提供帮助的校友致谢。
新闻可发送至新创基金会发布。发布新闻有助于增加校友包括未出席者对校友活动的兴趣。
调查机构：中国科学技术大学新创校友基金会研究部。
调查作者：李文秀（0908）与刘志峰（9500*）。李文秀2009年从吉林省磐石市第一中学进入中国科大生命科学学院学习，2013年获得理学学士；刘志峰，2003年获得中国科学院软件研究所工学硕士；2007年获加拿大滑铁卢大学数学学院理学硕士（MMath）。*为通信作者。
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