财务行政专员工作日常

工作概况：北京中国科学技术大学新创公益基金会（简称“新创基金会”）、中国科技大学北京校友会（简称“北京校友会”）系公益目标基本一致的机构，秘书处合署办公，即：两家机构一批办事人员。我们日常署名为：中国科学技术大学新创校友基金会。

在日常工作中，尤其是报销和捐赠记账时，注意区分。

一、捐赠处理

捐赠处理主要包括捐赠记录、开写收据、发送感谢信、更新代管子基金和项目基金的捐赠名单。（常用文件位于电脑D盘—☆USTCIF—内部工作—捐赠记账文件夹下的代管项目基金，捐赠记账，对账单三个文件夹）具体工作内容详见：财务工作内容

美国捐赠中，收支记录需要每月实时更新，并且最终数据与捐赠渠道的对账单核对无误。（常用文件位于位于电脑D盘—☆USTCIF—内部工作—☆财务相关—财务其他—美国账户明细统计）

二、财务报销单

每月10日之前完成上一个月财务报销单整理。

大概报销流程：

1、按照“财务报销概况梳理”（下图）整理所有报销票据

2、按下图分类交于郭娜审核

3、给秘书长签字审核

4、将大于5000元的、和刘志峰相关的、对公打款的、活动项目相关的报销单拿出给财务委员会主席签字

5、打款→全部收讫人签字→核对两账户招行、现金卡全部账目正确

6、交于会计，并向会计发送“当月劳务费情况”，“现金日记账”和当月的捐赠收入情况（校友会、基金会）。

7、细节注意：报销单在打印时靠右侧，便于在装订凭证时居中。

具体注意事项详见：财务工作内容，第八项财务报销。

做财务报销时，仍需注意区分在哪个账户报销，报销单时间日期、抬头核对准确无误。

财务报销概况梳理

三、行政日常工作

1、档案管理（常用文件位于电脑D盘—☆USTCIF—人事行政—日常行政—存档相关）

仔细阅读档案归档办法，注意更新后发给文秀备份。

2、党建相关每个月可编辑1-2篇和党建相关的新闻，例如：新闻后台查看3911，标题统一为“DANG”，编辑后用元素符号隐藏。

3、办公日常用品采买，包括打印机硒鼓、打印纸等，注意提前购买备用。

4、缴费相关：包括日常为办公室相关费用和联通座机电话缴费。

（1）办公室电费：拿着电卡去中心座B1（财智大厦物业财务工作日上班时间 8:30-17:00 中午12:00-13:30休息）找财务买电（买电后需要和财务说要充电，由财智大厦维修人员拿着电卡将新买的电充值到电表中），查询电表余量拨打：010-51197798（查询电表余量需要用电卡）。

（2）办公室座机缴费。010-62566790可通过：https://upay.10010.com/或下载联通营业厅APP登录后缴费。户名：62566790 密码：查询邮件，记得开具电子发票。

5、日常快递，主要用中通快递，遇到紧急重要收据或合同寄出时可选择顺丰。搜索“中通快递”和“顺丰快递”公众号，绑定后可在线提前下单寄件。中通快递和顺丰快递均已开通月结服务。

6、社区服务中心开房租发票：带上合同原件、房产证复印件业主身份证复印件，经办人身份证复印件，委托书（D:\☆USTCIF\人事行政\各类表格/房租发票委托书），带上2.5%的税点金额，可以刷储蓄卡，不可以刷信用卡微信支付宝。

7、常用联系方式：注意更新紧急联系人名单并贴出来，日常联系人名单点击下载。

8、保险柜密码重置及使用在抽屉中，电池3个月左右换一次，注意不要使用南孚电池。

四、其他工作

1、简报制作

2、新闻上载

3、校友活动相关

以上工作详见（文件☆USTCIF—财务行政岗位相关其他工作）

五、财务行政专员相关新闻阅览