财务工作内容

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一、捐赠记录

（一）国内捐赠记录

1.新创校友基金会

1.1支付宝

1.1.1登录支付宝（账号：），对已收到捐赠进行查询记录。

具体步骤如下：

注：支付宝登录网址

https://auth.alipay.com/login/index.htm?goto=https%3A%2F%2Fmy.alipay.com%2Fportal%2Fi.htm

1.1.2收款二维码下载

具体步骤如下：

注：扫码发码平台网址

https://qr.alipay.com

1.2微信

1.2.1登录微信捐赠查询系统（账号：zfliu），对已收到捐赠进行查询记录。

具体步骤如下：

1.2.2登录报名系统（账号：admin），对活动报名费进行查询记录。

具体步骤如下：

1.2.3登录微信商户平台（账号：），核对在捐赠查询系统的查询记录。

已添加三位员工账号,可微信扫码登录：

ustcsummit@1561998771——ustcif小助手

1561998773@1561998771——郭娜

zyh@1561998771@1561998771——张玉华

（旧账号：，已不用）

微信捐赠查询系统登录网址：//www.ustcif.org.cn/WeiXinPay/demo/?page=admin

微信商户平台登录网址：https://pay.weixin.qq.com/index.php/home/login?return_url=%2F

注：微信捐赠一般为基金会捐赠收入，当遇到订单号为‘“wx9bf”开头，则为校友会捐赠收入，对应这笔要去校友会的招行查看入账情况。

基金会商户平台登录方式

1.3招商银行

1.3.1登录招行U-BANK系统（账号：USTCIF8），对已到账捐赠进行查询核对。

具体步骤如下：

注：如微信捐赠收入与招行同笔收入核对不符时，查询My Donor和微信商户平台，有的校友可能为扫码捐赠。

1.3.2招商银行网页版对账单打印（会计人员专用）密码修改流程如下：

招商银行官网网页-公司业务-金融工具-企业自助打印服务-密码登录-修改密码（验证手机号为志峰的手机号）

2.中国科大北京校友会

2.1支付宝

部分校友在Mydonor中登记，则商户订单号的末五位数与Mydonor中的DonationID相同。

2.1.1捐赠

登录支付宝（账号：），对已收到捐赠进行查询记录。

具体步骤如下：

注：支付宝登录网址

https://auth.alipay.com/login/index.htm?goto=https%3A%2F%2Fmy.alipay.com%2Fportal%2Fi.htm

2.2校友会微信

已添加两位员工账号,可微信扫码登录：

10019575@10019575——刘志峰

zyh@10019575@10019575——张玉华

具体步骤如下：

注：微信商户平台登录网址

https://pay.weixin.qq.com/index.php/home/login?return_url=%2F

2.3招商银行

登录招行U-BANK系统（账号：ustcif），对已到账捐赠进行查询核对。

具体步骤如下：

2.4 财付通（已经不使用）

具体步骤如下：

注：财付通登录网址

https://mch.tenpay.com/?PcacheTime=872922

（二）国外捐赠记录（独立注册，既不属于校友会也不属于基金会）

因有时差，美元捐赠记录请按照美国当地实际捐赠时间为准，而非北京接收捐赠时间。

1.Paypal（登录“极光”，一键连接）

登录Paypal(账号：），对已收到捐赠进行查询记录。

具体步骤如下：

为保证当月末Paypal账户为零，方便美元进出账记录，Paypal每月月末前两天进行账务清算，全部转账至WF—checking。即5月30日转账，5月31日checking到账。

注：Paypal登录网址

https://www.paypal.com/signin/?country.x=US&locale.x=en_US

2.Wells Fargo（登录“极光”，一键连接）

登录Wells Fargo，对已到账捐赠进行查询核对。Wells Fargo有两个账户，需要分别查看，通常的入账有：Paypal转账、电子支票兑付（含个人捐赠和企业的match两种）、电子转账（通常秘书长知晓捐赠人信息）、Amazon汇款（AmazonSmile的捐赠）。

其中match有很多中，详见本章第4点。

具体步骤如下：

注：Wells Fargo登录网址

https://online.wellsfargo.com/das/cgi-bin/session.cgi?sessargs=YUJIy8jNNpsEl-cQR3hFEw-0Eb_yFkd-

3.支票捐赠：

3.1 收到支票

3.1.1 将邮件转发至；

3.1.2 并在Excel表：内部工作/捐赠/捐赠记账/2016/2016支票记录中做记录；

3.1.3 将支票图片保存至内部工作/捐赠/捐赠记账/20xx年/个人捐赠支票中，图片命名为“姓名+班级号+（正/反）+收到支票日期+兑付日期”，未兑付时只记录到收到支票日期，兑付后修改增加兑付日期；

3.2 支票兑换后

3.2.1 再将此前的支票记录标记为已兑换；

3.2.2 保存的支票图片命名修改增加兑付日期；

3.2.3 并记录到“捐赠记账总表”的Sheet中；

3.2.4 匹配的支票信息截图保存至“wellsfargo下载”文件夹中。

4.匹配记录

此处所说的匹配包括各公司matching program中的校友捐赠和match，因为来源相同，故处理方式相同。

4.1 支票和信件收到后，支票与相应的信件保存为同一张图片，并以“支票日期+兑换日期+公司名称+捐赠人姓名班级+是否已处理”命名

4.2 每张支票和信件保存后都率先处理该信件，处理后记录支票记录在收到后先记录到Excel表（内部工作/捐赠/捐赠记账/20xx年捐赠记账-美国)的名为“Match处理记录”的Sheet中记录，在支票兑换后再修改match处理记录为已兑换状态，并在“捐赠记账总表”的Sheet中记录该笔match或捐赠。

4.3 根据Matching Gift企业名单，进入对应网页，登录账户查询具体捐赠人名单，核对后将匹配与捐赠人对应记录

4.4 发告知信给捐赠人，告知对方已收到匹配，并发送抵税收据。

4.5 每月1号，按照支票兑付清单提醒刘栩领取/兑付支票。

4.6 匹配查询：https://www.ustcif.org.cn/default.php/content/3562/（待更新）

（三）校友信息记录和查询方法

校友通过各个渠道捐赠时，可能会有信息缺失，例如班级号和电子邮箱等。查找校友信息主要有一下几个方法。注意，重名的情况，不能张冠李戴，需要根据其他信息如手机号码、邮箱、性别等确认，确定是该校友，才能写班级号，否则就写信询问。

1.登录MyDonor，点击Donor，点击姓名旁边的箭头，在Filters中输入校友姓名，如系统中有记录就能看到其他相关信息；

2.通过学籍表.xls和校友问候行动校友信息.xls这两个excel表查询信息，通过邮箱前缀和手机号码等确定校友身份，遇到大量捐款时可采用vlookup进行搜索，同时联合my donor和学籍表查询，如还查询不到，要及时发邮件询问校友。

3.可用此网址辅助查询院系编号（http://www.ustc.edu.cn/ggfw/xxcx/200901/t20090105_19183.html）；

4.如以上方法均查询不到，可先询问其他同事，如还无结果，发邮件或短信问捐赠校友本人。

MyDonor-Donation中，如果捐赠的校友个人信息输入错误则需要更改正确。姓名、班级和单位这三项，可以鼠标右键点击-Donor-Edit方可更改，其他信息均可鼠标双击直接更改。

南七新创招商银行

登录招行U-BANK系统（账号：bjnqxc），进行查询核对。

二、感谢信及追单和退款

（一）国内感谢信

详见感谢信模板（文件夹），分为两大类：

1.小额捐赠感谢信：

小额捐赠信息无缺失；

小额捐赠信息有缺失。

2.大额捐赠感谢信：

500-800元的捐赠；

800元以上的捐赠。

（二）国外感谢信

详见感谢信模板（文件夹），分为两大类：

1.小额（100美元以下）捐赠感谢信，将“USTCIF小额感谢信”模版粘贴在邮件正文，发送即可，注意模板内的所有内容都需要发送；注意签名是否粘贴正常。

2.大额（100美元以上）捐赠感谢信，将“USTCIF donation receipt附件内容”，根据捐赠人信息进行编辑，保存为PDF文件（命名增加捐赠人英文名），将“USTCIF donation receipt邮件内容”粘贴在邮件正文，PDF作为附件发送。并将PDF文档保存在已发receipt文件夹中。

注：如果捐赠人缺少中文名和班级号，请在邮件正文以红色字体询问“能否回复告知您的中文姓名和班级号？班级号：PB/SA/BA等+入学年份两位数+院系代码，例如PB0709，BA1008”

（三）追单

1.微信未支付和my donor中支付未成功的，整理在内部工作/捐赠/捐赠记账/20XX年/20XX追单清单中

2.及时发邮件追单（尤其是大额捐赠），追单模板详见感谢信模板（文件夹），根据捐赠人在国内或国外，调整模板中捐赠方式的顺序。

3.如追单后两天内对方无回复且款项未到账，需询问刘志峰是否继续追单及追单形式。

4.收到回复邮件立即记录在追单清单中；确认不再追单也记录在追单清单中，如刘志峰无回复，要及时询问。

（四）退款

1.科大校内学生不接受捐赠，仍在深造的校友捐赠超过20元的，工作第一年校友捐赠超过50元的要进行退款。判断标准是看校友的入学时间和工作单位来进行推算，如有不确定的校友，要及时询问单位同事，如无结果，则按下文第3条执行。

2.整理在内部工作/捐赠/捐赠记账/20XX年/20XX捐赠退款名单中。

3.首先联系到捐赠校友，询问是否可以从支付宝等渠道进行退款。至少两次发信和短信询问。

4.支付宝账户余额足够时，可发起退款，直接原路退回至校友捐赠账户。

5.基金会和校友会微信商户平台退款无须审核，直接退回至原账户。

三、项目进展汇报及捐赠更新

1.各个项目有新的捐款进账要及时更新在内部工作/捐赠/捐赠记账/代管项目基金当中，用于加强与捐赠人之间的邮件联系。

2.每月初在新闻后台的上载上月捐赠光荣榜，每天有项目基金进账要及时在对应项目新闻中更新，并将公示网页和捐赠表格链接发给相关负责人。例如876基金、886基金、859基金等。（捐赠表格链接为net2ftp服务器上传表格的链接）。

四、收据记录

3.1 核对捐赠记录

3.1.1 国内捐赠记录，每日核对当日支付宝、微信、财付通的到账金额和到账时间是否与捐赠记录一致，并按照招行到账时间进行排序。

3.1.2 国外每个月9日左右，Paypal会给出上个月收入和支出账单，根据此核对每个月的记账是否准确无误。

3.2 收据

3.2.1 将邮件回复需要收据的校友信息登记在此表格中（登记链接：//www.ustcif.org.cn/default.php/content/2764/）；

3.2.2 根据捐赠时在MyDonor中的Donation登记开具收据并寄送：MyDonor--Donation--勾选抬头、地址一和地址二，部分校友在此留地址要求寄送。

3.2.3 根据MyDonor--Activity中“捐赠收据寄送登记”（鼠标右键，点击查看报名表打开）中查看，并按照登记寄送收据；

3.2.4 收据寄出后，Activity的收据登记表格中，将“状态一栏”填写“已寄+寄送日期”，并点击左上方的“保存“按钮。

3.2.5 开具捐赠收据后，要在捐赠记账中记录“收据编号”（注意：北京校友会和基金会的收据不同，请认准第二联的红色财务章名称；开具收据时间为到账时间）

3.2.6 收据寄出后，写信告知捐赠校友，收据已寄出，并附快递单号，烦请收到后告知我们。

3.2.7 对方确认收到后，在之前记录的“已寄”后方，标记“已收”。一周内仍未确认收到收据的校友，询问一下是否已经收到。

3.2.8 大额捐赠（3000元）以上的，如果捐赠人未回复告知是否要收据，隔一周后需再次通过电话或邮件的方式询问。

3.2.8 每月月底清查本月捐赠情况，如大额捐赠无回复，电话联系捐赠人，询问是否开具捐赠收据。

MyDonor（账号：zfliu）

https://admin.ustcif.org.cn/mydonor/frontend/root/#2

3.3 票据（收据）换领流程（纸质票据已不再使用）

当用完2—3本收据时，要及时去财政局换领（换领频繁，财政局会适当增加领取本数），具体步骤如下：

3.3.1 填写上一年度“单位用票信息填报系统”，例：2017年填写2016年的用票信息填报系统,（每年填报一次，具体时间看财政局官网系统通知）如果已经填报直接进入下一步骤。

登陆北京市财政局官方网站（www.bjcz.gov.cn），点击“在线服务”后进入“票据管理事项”栏目的“单位用票信息填报系统”（用户名：100000412062）。

主要填写“财政票据领入情况统计表”（如当年未领取，则不填）、“票据使用情况自查明细表”的其他类型、“票据结余情况统计表”，填好后点击“报表上报管理”勾选上一年“已填写未申报”的表格提交。

注：“单位票据结余情况表”中填写的号段必须是在“财政票据领入情况统计表”中填写的号段范围内。（填写中如遇其他问题可在首页下载“填报指南”）

3.3.2 财政票据的再次领用，采取“验旧领新”的办理方式。“单位用票信息填报系统”填报完毕后，携带单位《票据购领证》和已经用完的票据（未验票）到票据中心领用新的票据。

注：用完的票据必须要将第三联（记账联）撕下，用来给会计记账；如果是作废的票据，则三联都留存在票据本中；绝不能出现既不作废，且三联都在的情况。

财政局票据中心联系电话：010-68455916、010-88549488。

3.4 电子票据

3.4.1 将邮件回复需要收据的校友信息登记在此表格中（☆USTCIF-内部工作-☆捐赠记账-捐赠收据记录）

3.4.2 基金会个人开票账号提示（常用）：*********62001；校友会个人开票账号提示（常用）：*******12001；网址：http://fwxt.czj.beijing.gov.cn/agency-web/login.do

（注：输入密码错误5次后，系统会被锁定）

3.4.3 登录个人开票系统后，具体操作如下：

开票管理-开电子票-新增-填写电子票据信息（交款人即为捐赠人姓名，邮箱即为捐赠人邮箱，开票完成后，系统将自动发送电子票据，填写项目编码（一般为捐赠款）、数量（1）、标准（捐赠金额）；单位捐赠票据，交款人统一社会信用代码也要填写;有时系统邮件发送不成功，则通过以下步骤：开电子票-查询-查看电子票-下载，下载电子票，通过公邮给捐赠人重发，并添加电子票据的附件；）

注：校友会有会费和公益事业捐赠两种票据，可通过填写电子票据信息页面的右上角处修改票据种类。

3.5 电子票据换领流程

当电子票据还剩10张余票，或票据已领用将至180天时，要及时对已开票据进行票据核销，具体步骤如下：

3.5.1登陆北京市财政票据电子化管理系统官方网站，登录需核销票据的账号（票据核销只能登陆单位票据账号，个人开票账号没有操作权限），点击“票据管理”后进入“数据核销”再选择“核销数据上报”。

点击新增-选择截止日期-下一步-生成-上报（查看上报明细与实票核对无误后在点击生成，否则点击关闭！）

数据上报后，给财政票据管理部门致电（010-68455916），说明我们已上报数据，需要核验。状态为未核销表示财政票据管理部门票据管理部门还未审验通过；状态为已核销表示财政票据管理部门已审验通过。

3.5.2 票据核销的数据上报后，同时进行票据申领。点击“票据管理”后进入“票据申领”。

3.5.3 等待财政票据管理部门审核通过后，点击新增-选择票据编码-填写申领数量-保存

办理完票据领用手续后，登录系统点击“票据管理”后进入“票据入库”，然后进行入库确认。再点击“票据管理”后进入“票据下发”。即完成票据申领全过程。

3.6 数字证书有效限期更新

数字证书每年4月8日到期，在线更新操作步骤：打开“BJCA证书助手”点击“证书更新”，按提示步骤在线更新

线下办理地址：北京市西城区裕民东路3号京版信息港一层

更新完成后，需前往财政票据中心进行CA序列码备案。

所需材料：数字证书key钥和票据购领证

财政票据中心对外办公地点：西城区西直门内玉芙胡同11号北京市财政教育培训中心一层104室

对外办公时间：每周一至周四上午9:00-11:30，下午2:00-5:00，法定节假日休息

联系电话：010-58515511，010-62271177转1103

五、重要时间节点工作内容

4.1 每月初第一天

保存支付宝、微信、招行、财付通、Paypal、WellsFargo的对账单（保存在内部工作/捐赠/捐赠对账单中相应文件夹中）；（待补充详细操作）

Paypal对账单下载步骤：登录PayPal→点击菜单“Reports”→点击左侧Statements下的Monthly，保存当月对账单PDF版。

WellsFargo对账单下载步骤：登录WellsFargo，点击菜单“Accounts”，点击右侧“statements&Documents”，最后点“statements and Disclosures”下载对应月份的对账单保存到相应文件中。

Benevity对账单下载步骤：登录Benevity→点击菜单“Reports”→打开每笔账目对应的“Reports”→Donations Source Summary(PDF)下载。

打印招行对账单（登录https://app.cmbchina.com/cevs/StatementMain.aspx，选择“对账单打印”，选择查询月份，点击“获取对账单”，获取成功后点击“打印当前页对账单”，弹出窗口点击左上方“打印”，选择打印机“副本1”，点击“打印”）

逐日核对上月两个招商银行和WellsFargo的到账金额；

现金日记账：（保存在文件夹内部工作/财务/记账/20XX中）；

更新基金会和校友会每月支出表格（区分公益支出和管理支出），根据其做出专项资金往来项目审核单存档。

4.2 每周一（如遇节假日顺延）

4.2.1 根据【内部工作/捐赠/捐赠记账/2016年】的“MatchingGift企业”文件登录match网站，查询是否有需要确认的匹配。

4.2.2 周一早中晚询问三次刘志峰上周是否有差旅，如有差旅周二周三周四每天追问三次差旅票据，及时报销刘志峰的差旅。

4.2.3 新收到的捐赠，人民币超过1000元，美元超过200美元，周一汇总发给刘志峰。如遇节假日则顺延。

注意：.对于任意账户中的支出要确保清楚用途，是否有票据报销，以免错乱（忘开发票等），防止被盗刷（如：之前美国支票盗刷），如不清楚，应在发现的第一时间及时询问告知秘书长或其他人员。

4.3 每月9日Paypal出具上月收支账单，核对捐赠和支出记录是否正确。

4.4 每月月初提醒刘志峰发放实习生及兼职人员的工资，并在一周后向其确认工资是否已发放。

4.5 检查支票兑付情况，在支票过期前3—4周提醒刘栩及时进行兑付。

4.6 每月10号之前核对全部报销账单。

4.7 及时检查两个招行账户活期余额，当余额大于100万元时，可提醒郭娜/文秀买理财基金等产品。

4.8 每年2月、5月、8月、11月末，需在招行网银核对当月余额，即查看招行网银当月余额与招行提供的数据是否相符。

查看方式：登录招商银行-银企对账-查询，可以看到“对账月份”和“月底余额”，需要核对“月底余额数据是否正确”，然后选择“确认”即可。

4.9 每月15日登录银行账户查看社保是否扣费。

4.10 每周登录两次Cybergrant（周一和周四），查看donations里是否有需要确认的捐赠。

六、美国捐赠的收入和支出记录

5.1 为了清晰的体现美国账户进出账情况，每月需要详细记录美国账户的收支，（见D盘→☆USTCIF→内部工作→☆财务相关→财务其他→美国账户明细统计→2014—20XX财年收支）。

5.2 注意PayPal、Benevity、WellsFargo、stock四个平台的收支记录，Stock一般为股票收入和股票捐赠。Stock的网址为：https://www.schwab.com,户名为：ustcif.首页：Accounts→History可查看详细收益。

Paypal平台捐赠较多，偶尔有打款记录要备注事由。WellsFargo注意付款信息、捐赠收入、利息等情况。

5.3 美元支出如有电子发票，放在（新创美国基金会→财务记录→财务报销→支出收据）文件夹中，每笔支出都需要保存发票，记录实际支出金额，说明详细事项；如不清楚应第一时间询问秘书长或其他同事。

七、代管费用记录

6.1 在收到以下几类捐款后，要在官网进行捐赠数据的更新上传（//www.ustcif.org.cn/default.php/content/2891）

6.2 打开基金会新闻管理中心- content - Select Where选择“标题”并输入关键字查询对应新闻，更改新闻中截止日期。

6.3 打开FTP服务器页面，找到文件上传目录，Upload上传文件（注意：更新捐赠信息时，不要更改文件名称），上传成功后到新闻页面下载检查是否更新成功（如果因为浏览器缓存刷新后依然是旧文件，可尝试换一个浏览器下载）

八、财务报销

注意：每月报销打款后，前往招商银行核对报销打款金额是否正确，防止因未审核而未成功打款。

1.原则

财务应以真实情况为准，保留合规票据并对费用合理性进行说明。在会计上，不存在审计时可能出现问题的漏洞；对于校友来说，费用支出合理，不存在浪费等不合理支出。特殊情况需贴条备注，以免遗忘。（每月拿报销发票时，需让申请人在发票后简写报销备注。每张发票都需问好原因。）
底稿原则：财务应尽可能真实，若非实际情况确实无法报销，应以实际情况为基础，并保留财务报销单。报销单的合规票据包括发票和收据。其中，收据指财政局监制的加盖XX省（市）财政局公章的正规收据，并且需要加盖收款单位公章、收费专用章或结算财务专用章（见附件1）。

1.1 公务舱购买或升舱的一般原则

1.1.1 除秘书长、理事长之外的全职工作人员，商务舱等应当由上级签字、提前汇报获得批准。

1.1.2 公务舱通常要符合这几个条件：

A) 公务舱总价，低于甚至远低于全价经济舱价格；

B）如航班在晨9:00或晚9点起飞，导致实际触发开始出发到机场或抵达机场的时间在凌晨或深夜。且当天有连续公务行程，为确保工作高效，可以购买公务舱，或升级为公务舱。

例如厦门->北京，全价经济舱是3400元左右（不含税），但公务舱是5000元甚至9000元，原则上我们不能报销这种机票。

例如厦门->北京，全价经济舱是3400元左右（不含税），但公务舱2400元左右（比经济舱还低1000元），可以执行这种任务。

签字：报销前申请人一栏由申请人来签，复核一栏要由非申请人来签，报销完成后，秘书长一栏要确认签好。

贴条原则：特殊情况下，需要贴条说明实际情况备忘，以备日后内部人员了解真实情况。应避免做账时清楚，而事后无法回忆该账目的真实情况。

当发票金额超过1000元时，到国家税务总局发票查验平台（网址：https://inv-veri.chinatax.gov.cn/）进行查验。

2.费用的合理性

通常来说，财务除了需要符合会计原则，还要注意一点：明显存疑之处予以说明，以防日后捐赠人或税务局查账指出疑问，处于被动。

2.1 差旅费

2.1.1 闭环：出差费用报销时，注意线路闭环原则。例如：周末两天出差至济南和南京，则需要有：北京-济南、济南-南京、南京-北京三张车票或机票，及相应天数的住宿费作为报销凭证。若缺少其中某段的票据，则需说明原因，如个人自费或车票/机票/住宿费遗失等。

2.1.2 高额费用说明：出差通常乘火车或飞机，火车票常为高铁/动车二等座，飞机为经济舱；住宿酒店为锦江之星等平价酒店。若超出规定，则需予以说明，避免捐赠人质疑。

例如：某次出差购买飞机头等舱，费用较高，则需根据实际情况说明购买头等舱原因。如临时决定需赶往某处与某单位领导协商捐赠奖助学金事宜，无火车票和飞机经济舱，只能购买头等舱。

2.2 高额费用

若购买办公用品或其他高价商品，需予以说明用途，做到有理有据。

2.3 其他超出常规额度的费用

若月度费用在某个月明显高于其他月份，则需予以说明。如每月常规快递费为150元以下，而9月超过400元，则需说明原因为9月开始筹款活动，捐赠增多，需寄送大量捐赠收据。

3.常见费用报销原则

部分费用报销时需备注说明费用合理，以免日后查看时存在疑问或漏洞，也使内部人员知晓费用用途及原因。以下列举常见的费用处理原则。

3.1 差旅费

我会出差通常为参加某地校友活动、拜访某地校友或为某项目进行筹款等。其中筹款活动的差旅费可据需要调整为活动成本，其他费用应计入管理费用。

备注范例：

参加校友活动：X月X日，XXX前往某地参加校友活动，结识当地校友，了解当地校友组成。

拜访某校友：X月X日，XXX前往某地拜访当地资深校友，了解XXX（某个行业的校友情况等信息）。

为某项目筹款：X月X日，XXX前往某地为某项目筹款，此次共筹集**笔、**元捐赠。

3.2 校友活动费用

发票项目开具餐费或者会议费。

我会的校友活动通常为新校友烧尾会、行业校友聚餐/行业沙龙活动以及外地校友活动代收费等。由于这类活动通常花费较高，故需备注说明活动的时间、内容和目的等，以清晰记录各项开支。

备注范例：

1）烧尾会（避免出现宴、席字样）

9月13日组织北京青年校友“烧尾会”：

提供就业公益培训服务。邀请20余位资深校友与年轻校友面对面深入交流、座谈），帮助年轻校友融入职场。200名校友出席此次活动。以上活动由部分北京校友捐赠，指定定向资助北京青年校友就业公益培训活动。刘志峰垫付活动费用需报销。

2）行业校友聚会餐费

1月17日公务员校友聚会：

国家公务员校友聚会交流。10余名资深校友出席活动，交流心得体会。年轻校友受益良多。

以上活动由部分北京校友捐赠，指定定向资助北京校友行业交流活动。

费用由刘志峰和李文秀垫付，现予报销。

3）行业沙龙活动

1月28日北京校友环境与仪器行业沙龙：

邀请刘泽军和王涵文两位校友做环境与仪器报告。共计41人出席此次活动。因活动于工作日晚餐时间进行，不提供正餐。但为保证热量供应，提供少量面包及饮品。人均约16元。以上活动由部分北京校友捐赠，指定定向资助北京校友行业沙龙活动。费用由***垫付，现予报销。

4）外地校友活动

2月8日深圳校友交流会，资深校友出席，为年轻校友做职业指导，同时增进校友交流，使年轻校友受益良多。以上活动由部分深圳校友捐赠，指定定向资助深圳校友交流活动。现场由刘志峰垫付网络收取的餐费，现需报销。

3.3 餐费

我会餐费报销标准为不高于80元/人。报销时，需注明用餐人员名单和人数，超出此范围的金额不予报销，并在备注中说明“XX月XX日，餐费按照80元/人的标准，报销80元/人*N人=**元，超出部分不予报销”。

若某次报销额度超过80元/人，则需备注说明原因。

当拜访专家学者、教授、院士、老师等身份的校友时，餐费标准为120元/人，超出此范围的金额不予报销，并在备注中说明XX月XX日，拜访XX老师/院士/教授，餐费按照120元/人的标准，报销120/人*N人=**元，超出部分不予报销”。

3.4 打车费用

我会规定，超过30元的车费，需说明乘车时间范围、起止地点及打车事由。

3.5 油费和停车费

我会工作人员使用私家车办理公务，予以报销油费和办理公务的地点的停车费。需提供驾车起始位置及会见人员名单，并提供油费发票和停车发票。油费按照1元/公里报销，停车费按照实际发生费用报销。

3.6 每月核对银行账户的出账情况，凡是涉及打款的要查询是否有收据和发票，并做相应的报销单。

4. 报销注意事项

4.1 报销备注及汇款时尽量不出现：货款、礼品、伴手礼、礼物、礼盒、购物卡、销售等字眼，公益活动主要体现公益性。

4.2 报销备注中，注意区分财务主体。如：在校友会报销活动等费用时，不提新创基金会等字眼。

4.3 报销单如果当月来不及可以算在次月，但奖教金要交税，最好次月初就发给会计，他们要及时给报税。

九、南七新创财务相关

清卡

每个月初（每月15号之前都是报税的时间），插上税控ukey-打开“增值税发票开票软件（税务UKey版）”软件，大多数软件是自动完成 “汇总上传”，完成后会有提示“汇总上传成功”汇，会计人员在电子税务局调报、申报后，我们操作反写，退出时显示“已反写”，表示当月清卡已完成；

十、其他办事流程

1.外籍捐赠入账

企业对公转账

1）带着捐赠协议原件（盖公章，如果志峰不在，和志峰确认后盖石兵人名章）、公章、财务章、人名章、基金会法人登记证书正本、基金会法人登记证书A4复印件1张、打印电子捐赠票据1张；

2）填写《境内机构办理捐赠外汇收支申请书》和《关于捐赠项目的说明》（文件位置:D:\☆USTCIF\内部工作\☆财务相关\财务其他\捐赠外汇\境内机构办理捐赠外汇收支申请书）；

3）前往招行中关村支行（中关村南大街2号数码大厦A座底商），办理捐赠外汇入账。

个人对公转账

转账金额等值五万美金以内，只需要带公章，盖一个涉外资金申报单即可办理。

招商银行中关村支行客户经理刘亚电话：010-52786225。

注：外汇捐赠入账需从转账日开始计算，2个月之内办理入账。

2.代开房租发票及房租完税证明

所需材料请见：D:\☆USTCIF\人事行政\日常行政\房租报税

1）房主委托书；

2）营业执照副本复印件一份；

3）租房合同原件（要有户型图）；

4）校友会现金卡（不支持微信、支付宝、现金）；

5）房主、代办人身份证复印件各一份（每份写上代办人姓名，电话）。

注：最后一次报税时间：2023.6.1-12.31，对方上班时间：工作日14:30-15:20

2023-06-01

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